Ob Einzelvertrag, Rahmenvereinbarung oder Erweiterung. Jedes Detail zählt. Doch genau diese Vielzahl an Vereinbarungen macht das Vertragsmanagement schnell komplex, zeitintensiv und fehleranfällig, wenn Abläufe nicht digital unterstützt werden. proCONTRACTS setzt genau dort an: Die Plattform begleitet den gesamten Prozess – lange bevor ein Vertrag unterschrieben wird. Von Anfragen und Genehmigungen über die Erstellung erster Entwürfe bis hin zur finalen Verwaltung, Archivierung und Fristenüberwachung. So erhalten Sie volle Transparenz, absolute Datenkonsistenz und maximale Kontrolle – von der ersten Verhandlung bis zum letzten Tag der Laufzeit.
Die Vielfalt der Aufgaben und die Tragweite von Versäumnissen oder Fehlentscheidungen in diesen Bereichen sind gute Gründe für den Einsatz moderner, digitaler Softwarelösungen zur Unterstützung der Vertragsanlage und des Managements laufender Verträge.
Die Neuanlage von Verträgen ist der erste entscheidende Moment für Planungssicherheit. Risiken, die sich z. B. aus Fristen ergeben, werden frühzeitig vermieden. Gerade in diesem Stadium ist es wichtig, auf verlässliche Quelldaten zurückgreifen zu können. Damit sind nicht nur Adressdaten und die korrekte Hinterlegung von Ansprechpartnern gemeint, auch sämtliche Vertragsvariablen müssen überprüft werden. proCONTRACTS unterstützt hier durch den Zugriff auf standardisierte Bausteine für die Leistungsbeschreibung.
Mittels Kombination von Rahmendaten mit den individuellen Klauseln eines Vertrags (etwa Fristen für Lieferungen oder Mietverträge), vermeiden wir zudem unnötigen Aufwand bei der Vertragserstellung. Gleichzeitig wird der Grundstein für die spätere unternehmensweite Auswertung aller Verträge gelegt. So lassen sich teure juristische Kosten vermeiden, da diese lediglich während der Erzeugung und Anpassung der Vertragsvorlagen anfallen.
In diesen Fällen unterstützt Sie digitales Vertragsmanagement endscheidend. Etwa können die in Individualverträgen vereinbarten Vertragsdaten wie Laufzeiten, Zuständigkeiten, Fristen, Mengen, Mitarbeitende etc. in die 360-Grad-Sicht über alle Verträge einfließen – schon dies führt in der Regel zu deutlich mehr Transparenz.
Anpassungen an neue Geschäftsprozesse, Vertragsarten oder Freigabestrukturen lassen sich direkt in der Software vornehmen.
proCONTRACTS passt sich Ihrem Unternehmen an – von der kleinen Abteilung bis zum internationalen Konzern.
proCONTRACTS basiert auf aktuellen Technologien und ist (z.B. nahtlos in Microsoft Dynamics 365) integrierbar. Bei Bedarf können andere Systeme einfach angebunden werden. proCONTRACTS sorgt dafür, dass Ihr Vertragsmanagement nahtlos, effizient und zukunftssicher arbeitet.
Ihre Teams können sofort mit den neuen Workflows arbeiten, ohne Wartezeiten für zusätzliche Softwareentwicklungen.
Verteilte Dokumente, verschiedene Ablagesysteme oder lokale Dateien führen zu Fehlern, fehlender Übersicht und ineffizienten Prozessen. Mit proCONTRACTS schaffen Sie einen Single Point of Truth: alle Verträge, Freigaben, Budgets und Historien sind direkt abrufbar – jederzeit, für alle Berechtigten. Alle Vertragsinformationen sind an einem zentralen Ort verfügbar. Verantwortlichkeiten, Fristen und Budgetzuordnungen sind jederzeit nachvollziehbar. Informationen können gezielt gefiltert, gesucht und für Prüfungen oder Analysen genutzt werden. Jede Aktion wird protokolliert. proCONTRACTS bedeutet weniger Zeitaufwand für das Finden und Prüfen von Dokumenten – mehr Zeit für rechtliche Prüfung und strategische Aufgaben.
»Ich öffne proCONTRACTS, sehe alles was ich brauche, unterzeichne und klicke auf Weiterleiten – und fertig. Es gibt keine E-Mails, keine künstlichen Ordnerstrukturen und kein lokales Speichern mehr. Wir haben alles in einer Datenbank. Zudem laufen alle Prozesse – auch die in der Kommunikation – automatisiert ab.«
Philip Stern
Regional Sales Manager bei Heineken®
Welche Verträge müssen Sie wann kündigen, welche haben weiterhin Bestand? Welche Neuverträge müssen Sie abschließen, damit Sie an Ihrem neuen Standort ebenso gut oder besser ausgestattet sind? Ein Blick auf alle laufenden Verträge für Ihren Standort gibt Klarheit.
Schluss mit Verzetteln – Paper-Pencil war gestern! Ist ein neuer, IT-gestützter Vertrag aufgesetzt, muss er gegebenenfalls einen Freigabeprozess durchlaufen, bevor er in den Versand geht. Hier zeigt sich die besondere Stärke der Verbindung mit einem modernen CRM-System, etwa wie Microsoft Dynamics 365. Dort sind die individuellen Unternehmenshierarchien, z. B. für Vertragsfreigaben, bereits hinterlegt. Das reduziert den administrativen Aufwand erheblich und sorgt gleichzeitig für eine schnelle Bearbeitung des Vertrags.
Sobald die – digital oder analog – unterschriebenen Verträge ihren Weg zurück ins CRM-System finden, stehen die Daten unmittelbar allen am Prozess Beteiligten zur Verfügung. Eine solche Ergänzung des CRM-Systems sorgt demzufolge für größte Transparenz in den Geschäftsbeziehungen.
Digitale Vertragserstellungs- und Verwaltungslösungen greifen idealerweise Hand in Hand, um unnötige Kosten zu vermeiden. Vermieden werden kann z. B.:
Verwalten, teilen und signieren Sie Ihre Verträge direkt über Ihr CRM
Keine Kosten mehr durch verpasste Fristen – dank automatisierter Erinnerungen
Bearbeiten Sie Verträge mit Kunden, Lieferanten und Partnern über die Redlining-Funktion
Wesentliches Merkmal einer professionellen Vertragsmanagementlösung sind moderne Auswertungswerkzeuge. Sie ermöglichen Entscheidern eine 360-Grad-Sicht auf alle Vertragsarten, -konditionen, -fristen und die jeweiligen Beteiligten. Mithilfe von integrierten Live-Dashboards können alle Verträgen einer effektiven Beurteilung über ihren gesamten Lebenszyklus unterzogen werden. Darüber hinaus sollten die im System hinterlegten Daten operativ und analytisch verwertet werden, und darauf aufbauend Handlungsempfehlungen angeleitet werden können. Hilfreiche Reporting-Funktionen können etwa das Exportieren und Teilen in einem bevorzugten Format, oder die Filterung nach Terminen und Fristen sein.
Wenn Sie Ihre Verträge mit proCONTRACTS erstellen, nutzen Sie die Vorteile des ganzheitlichen, vertragsbezogenen Kommunikations-Monitorings. Auf diese Weise können Relationen zwischen den Vertragspartnern dargestellt werden – die E-Mail-Kommunikation rund um den Vertrag wird erfasst und diesem zugeordnet und kann in die Analyse der unternehmensweiten Verträge einfließen.
»proCONTRACTS hat uns überzeugt mit seinen umfassenden Funktionalitäten, der einfachen Integration in die Dynamics 365-Plattform, als auch durch die leichte Anpassung auf unsere individuellen Anforderungen.«
Ignacio Fornies
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