Herausforderung
Brauereiverträge zwischen Hersteller und Gastronomie sind zu komplex und ein aufwendiger Prozess für den Außendienst
Lösung
proCONTRACTS
proCONTRACTS | Beverage
Resultat
Der Prozessablauf mit proCONTRACTS verkürzt und vereinfacht sich deutlich auf drei Schritte und schafft enorme Zeitersparnis
CASE
Heineken Deutschland gehört zu den weltweit größten Bierherstellern und ist in 190 Ländern aktiv. Dazu gehören heute auch weitere internationale Premium-Biere und Cider-Marken. Seit 150 Jahren gibt es die Brauerei, die immer noch unabhängig und im Familienbesitz ist.
Rettung vor dem Durst. Wer zum Beispiel in Asien, Afrika oder Lateinamerika unterwegs ist, weiß wie es ist: Zwischen lauter fremden Biersorten taucht eine vertraute Marke auf: Heineken®. Die große Stärke ist die Kraft der Marke Heineken®. Und die ist Wunschpartner vieler Gastronomen, um ein Premiumbier im Portfolio anbieten zu können. Der Brauereikonzern kümmert sich um seine Partner – und gibt dem Markt immer wieder durch innovative Systeme und Produkte Impulse.
Heineken® ist in den letzten Jahren stark gewachsen, die Nachfrage hat deutlich angezogen. Das musste der Hersteller auch in den eigenen Strukturen abbilden und hat darum die Ziele für Mitarbeitende im Außendienst erhöht. Ziele, die sich nicht ohne Weiteres realisieren ließen. Denn der Außendienst hatte mit einem aufwendigen Prozess zu kämpfen. Die sogenannten Getränkebezugsverträge – oder einfacher: Brauereiverträge –, die zwischen einem Hersteller und der Gastronomie geschlossen werden, sind komplex: Bei Heineken® beinhalten sie bis zu 15 verschiedene Kombinationen von Vertragsleistungen, die von der Einrichtung des Gastronomiebereichs, über die Ausstattung bis zum Bezug der Getränkemarken des Konzerns viele verschiedene Aspekte regeln. Ein weiteres Problem: Die Daten für die Verträge wurden mithilfe einer Excel-Liste erfasst, die im Laufe des Vertragsabschlusses in eine PDF-Datei exportiert wurde – ein sehr umständliches Handling.
Der aufwendige Prozess betraf sowohl die Vertragsverhandlungen mit neuen Kunden (siehe nächste Seite) als auch die Überprüfung bestehender Verträge. Diese mussten regelmäßig im Rahmen von Kundenterminen geprüft werden: Werden sie eingehalten? Sind Ergänzungen oder Modifizierungen nötig? Müssen sie verlängert werden? Im Vorfeld suchten Mitarbeitende den Vertrag heraus, berechneten für jedes einzelne Element (Schanktechnik, WKZ, etc.) die Abschreibungsbeträge, um sie als Bestandsinvest in den Vertrag zu übernehmen. Das wurde von den Regional Sales Managern noch einmal überprüft.
»Ein sehr langer Prozess für eine sehr einfache Angelegenheit.« sagt Philip Stern, Regional Sales Manager bei Heineken®.
Darum stand der Wunsch nach einem neuen Vertragsmanagement-Tool im Raum, das Prozess und Handling der Dokumente entscheidend vereinfacht. Auf dieser Basis ließen sich die erhöhten Ziele für den Außendienst schneller umsetzen.
Für diese Zielbeschreibung hat der Digitalisierungs-Spezialist CRMFIRST eine spezielle Erweiterung für die Vertragsmanagementlösung proCONTRACTS entwickelt. Das Add-on Beverage ist speziell an die Bedürfnisse der Getränke- und Nahrungsmittelbranche angepasst und beinhaltet eine Mobile App, die dem Außendienst die Abwicklung vor Ort ermöglicht und das Dokumenten-Management vereinfacht. Sämtliche Informationen wie Zusatzvereinbarungen stehen in Echtzeit durch eine Verknüpfung mit dem CRM-System allen Beteiligten zur Verfügung. Durch eine einfache Mechanik können Außendienstmitarbeitende den Cost of Invest in ihre Rechnung einbeziehen und damit die Freigabestufe kalkulieren. Die neue Lösung bildet den gesamten Prozess in einem System ab: Sie erweitert die Funktionen von Microsoft-Dynamics-365 und fungiert im Baukastenprinzip, aus dem heraus sich eine individuelle Unternehmenslösung zusammenstellen lässt.
»Ich öffne proCONTRACTS, sehe alles was ich brauche, unterzeichne und klicke auf Weiterleiten – und fertig. Es gibt keine E-Mails, keine künstlichen Ordnerstrukturen und kein lokales Speichern mehr. Wir haben alles in einer Datenbank. Zudem laufen alle Prozesse – auch die in der Kommunikation – automatisiert ab.«
Philip Stern
Regional Sales Manager bei Heineken®
Bei Brauereiverträgen gibt es eine einfache Logik: Je mehr die Brauerei bei einem Gastronomiekunden je HL investieren muss, desto höher die Freigabestufe. Bei einem hohen Cost of Invest müssen ranghohe Führungskräfte die Verträge freigeben. Das steht auch im Verhältnis zur kalkulierten Getränkemenge, also dem zu erwartenden Umsatz. Über einen einfachen Schieberegler können die Mitarbeitenden die Belastung je HL in die Rechnung einbeziehen und so die Freigabestufe in der App im Vorfeld ermitteln.
»Wir wollen weitere Vertragsarten neben dem Bierlieferungsvertrag mit proCONTRACTS umsetzen. Auch wird der nächste Schritt die automatisierte Abrechnung und Kündigung von Verträgen durch diese Applikation sein. In weiterer Zukunft sehen wir noch mehr Potenziale im End-to-End-Prozess mit den Vertragspartnern.«
Sven Heerda
Sales Support Manager bei Heineken®
In den vier Monaten seit dem Go-live wurden rund 800 Verträge über das Vertragsmanagement-Tool proCONTRACTS eingegeben und bearbeitet – mit steigender Tendenz.
Außendienstmitarbeiter sparen mit dem neuen Tool im Schnitt 15 Minuten pro Vertrag ein, Regional Sales Manager benötigen für Kontrolle und Gegenzeichnung ca. 10 Minuten weniger Zeit. Das sind in Summe 25 Minuten pro Vertrag. Hochgerechnet auf 50 Verträge ergibt das nahezu ein Einsparpotenzial von 20 Stunden oder umgerechnet 2,5 Arbeitstagen. Woche für Woche!
Für Brauereien hat das Vertragsmanagement-Tool proCONTRACTS | Beverage von CRMFIRST großes Potenzial, auch mit Blick auf den Wettbewerb. Durch die gesamte Darstellung in einem Tool wird das Handling entscheidend vereinfacht und lässt sich mit Blick auf höhere Zielvorgaben skalieren. Zudem stellt sich Heineken® auf nachfolgende Generationen ein, die gewöhnt sind, Prozesse über Tools und Apps zu managen. »Wir sehen die Erstellung eines Vertrages direkt vor Ort beim Gastronomiekunden nach standardisierten digitalen Prozessen als zukunftsrelevant«, so Sven Heerda.
