Herausforderung
Digitalisierung des Case Managements in den Bereichen Service und Wartung und Integration in das bestehende CRM System
Lösung
proCONTRACTS
Resultat
Kürzeste ROI Zyklen, Transparenz über sämtliche Verträge, Sicheres Erstellen mittels Templates, Schnelle Umsetzung, Mehrsprachigkeit
CASE
EMS Electro Medical Systems S. A. ist führender Hersteller medizinischer Geräte und Systeme für Dentalprophylaxe, Orthopädie und Urologie EMS existiert seit 1981 und beschäftigt rund 1 000 Mitarbeiter weltweit und hat seinen Hauptsitz in Nyon (Schweiz)
Sehr hoher Aufwand der Datenpflege und keine Möglichkeit für einen schnellen Statusüberblick.
CRMFIRST rollte bereits 2016 ein CRM-System bei EMS aus. Die Implementierung von proCONTRACTS als Lösung war eine klare Entscheidung. Die Lösung konnte bei EMS schnell und problemlos integriert und individuelle Anpassungen an das Unternehmen vorgenommen werden.
»proCONTRACTS überzeugte uns mit der umfangreichen Funktionalität, der einfachen Integration in Dynamics 365 und der Anpassung an unsere individuellen Anforderungen«
Ignacio Fornies
CRM Manager, EMS
Das von CRMFIRST eingeführte CRM System wird bei EMS primär für das Case Management eingesetzt
Der technische Kundendienst nimmt die Kundenanfrage auf. Diese wird dann vom Customer Service bearbeitet, der das Mietsystem und die Abholung veranlasst. Beim Wareneingang und der Technik werden alle Daten zur Reparatur des Geräts erfasst. Die Logistik und der Customer Service schließen mit dem Rückversand und der Rechnungsstellung den Prozess ab. Alle Abteilungen können jederzeit den Fall einsehen und ihre Daten hinterlegen.
Durch das neue CRM System waren nun zwar alle Prozesse sauber strukturiert und transparent. Die Vertragstypen für Service und Wartung der einzelnen Systeme waren jedoch oft sehr unterschiedlich, manchmal auch unvollständig Mit proCONTRACTS gehört dieser Zustand der Vergangenheit an.
Dabei kann z. B. angelegt werden, ob ein Kunde ein Ersatzsystem, ein Abonnement zur regelmäßigen Wartung, oder das System nur einmalig zur Wartung einsenden möchte. Zudem kann individuell ausgewählt werden, ob der Vertrag gefaxt und unterschrieben, oder ob eine digitale Unterschrift ( eSignature ) verwendet werden soll. Weitere Informationen wie gewünschtes Rücksendedatum, Tausch- & Ersatzsystem können hinterlegt werden
»Unterstützung bekommen wir bei CRMFIRST von allen Seiten Die Mitarbeitenden denken bei allen Schritten sinnhaft mit Das ist heute nicht mehr selbstverständlich Durch das
Experten Know how bekommen wir Vorschläge und Tipps, wie wir Projektprozesse verbessern können. Es wird nicht nur das Tool zur Do It Yourself Nutzung gestellt. Wir empfinden die Zusammenarbeit immer als besonders hilfreich und sie macht Spaß, denn die KollegInnen bringen viele Anregungen mit ein.«
Sabine Singh
First Level Support, EMS Electro Medical Systems
Es wird automatisch erkannt, in welcher Sprache der Kundenaccount angelegt ist und die Verträge werden in dieser Sprache ausgegeben. Diese Funktion stellt für ein internationales Unternehmen wie EMS einen echten Mehrwert dar.
Ist der Vertrag angelegt, kann er als PDF versendet oder von Kunden ausgedruckt und unterschrieben werden Beliebter bei EMS ist die Variante, den Vertrag per Link zu senden und ihn digital mittels eSignature unterschreiben zu lassen Der Vertragsdatensatz ist vollständig online einsehbar In proCONTRACTS wird in Echtzeit angezeigt, sobald Kund innen den Vertrag digital unterschrieben haben.
Microsoft Dynamics 365 und proCONTRACTS als Vertragsmanagementlösung spielen perfekt zusammen und sorgen für eine einfachere Bearbeitung und eine bessere Kundenbetreuung
Es steht eine ERP Umstellung an, bei der das gesamte Warenwirtschaftssystem geupdated wird Unter anderem ist ein Portal in Planung, in dem Kund innen Termine direkt online buchen können. Hier sollen alle einkommenden und bestehenden Servicefälle abgedeckt und geplant werden, mit allem was dahintersteht. Inkludierte Mietsysteme, verfügbare Techniker innen etc. Dieses neue Setup erfordert in Zukunft eine noch größere Übersicht im CRM-System und über alle bestehenden Verträge.
