Herausforderung
Fehlender Überblick, Mehraufwand, hohe Fehlerquote, umständlicher Arbeitsfluss und fragmentierte Prozesse durch Nutzung verschiedener Tools
Lösung
proCONTRACTS
proCONTRACTS | Energy
Resultat
Zeiteffizienz, Fehlerreduzierung, Kapazitätserhöhung, Nutzerakzeptanz, Kostenersparnis und eine verbesserte Einarbeitung der Mitarbeiter.
CASE
TK Energy GmbH ist ein führendes Unternehmen im Bereich der Photovoltaik, das sich auf die Entwicklung, Planung und den Betrieb von Solaranlagen spezialisiert hat. Mit Sitz in Königswinter konzentriert sich TK Energy auf die Installation und den Betrieb von Solaranlagen auf gewerblich genutzten Dachflächen, um solaren Ökostrom zu erzeugen.
Im Zeitalter der Digitalisierung stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu optimieren und gleichzeitig flexibel und wettbewerbsfähig zu bleiben. Diese Case Study zeigt, wie die TK Energy GmbH durch die Implementierung der Vertragsmanagement-Lösung proCONTRACTS für Microsoft Dynamics 365 in Kombination mit dem CRM-System signifikante Effizienzgewinne und Prozessoptimierungen erzielen konnte. Die Zusammenarbeit mit CRMFIRST führte zu einer zentralisierten und automatisierten Lösung, die die Arbeitsabläufe vereinfachte und die Fehlerquote erheblich reduzierte.
TK Energy sah sich mit zahlreichen ineffizienten und fragmentierten Prozessen konfrontiert. Verschiedene Tools wurden für unterschiedliche Prozessschritte verwendet, was besonders für neue Mitarbeitende schwer zu überblicken war. Dies führte zu Systembrüchen und der Notwendigkeit für manuellen Mehraufwand, einer hohen Fehlerquote und einem umständlichen Arbeitsfluss. Darüber hinaus fehlte ein umfassender Überblick über die Kundendaten, was die Verwaltung und Nachverfolgung von Verträgen erschwerte.
Das Unternehmen erkannte die Notwendigkeit eines zentralen Systems, um die Prozesse zu vereinfachen und die Effizienz zu steigern. Besonders wichtig war die Reduzierung der Fehlerquote und die Verbesserung der Arbeitsabläufe, um die wachsenden Anforderungen und die steigende Nachfrage im Bereich erneuerbarer Energien zu bewältigen.
»Mit der Einführung von proCONTRACTS für Microsoft Dynamics 365 konnten wir zuvor bei uns eingesetzte Insellösungen ablösen und unsere Prozesse digitalisieren und automatisieren. Damit konnten wir eine deutliche Effizienzsteigerung in der Projektabwicklung sowie eine Optimierung der Kundenbetreuung erreichen.«
Kai Lauterjung
CEO, TK ENERGY
Nach eingehender Analyse und Evaluierung verschiedener Anbietender entschied sich das Unternehmen für eine Zusammenarbeit mit CRMFIRST. CRMFIRST beeindruckte durch seine herausragende technische und fachliche Expertise in Microsoft Dynamics 365 sowie durch die eigens entwickelte Vertragsmanagementlösung proCONTRACTS für Microsoft Dynamics 365. Diese Lösung zeichnete sich nicht nur durch einen hohen Deckungsgrad hinsichtlich der Anforderungen von TK Energy aus, sondern auch durch ihre Anpassungsfähigkeit, Flexibilität und Skalierbarkeit. Der Implementierungsprozess war durch die hohe Agilität und Schnelligkeit von CRMFIRST geprägt, was besonders im Vergleich zu früheren Systemeinführungen auffiel.
Die Implementierung von proCONTRACTS und dem CRM-System erfolgte schrittweise und zielgerichtet. Zu Beginn wurden die wichtigsten Prozesse identifiziert und priorisiert, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten. Die Integration der bisherigen Excel-Tabellen und die Automatisierung der damit verbundenen Aufgaben waren zentrale Schritte im Implementierungsprozess.
Durch diese strukturierte Vorgehensweise konnte das Unternehmen sicherstellen, dass die Umstellung reibungslos verlief und die Mitarbeitenden schnell mit dem neuen System vertraut wurden.
»proCONTRACTS bietet uns die Möglichkeit sowohl für den Innendienst wie auch mobil für unser Projektteam im Außeneinsatz, die jeweils erforderlichen Projekt und Vertragsinformationen parat zu haben und diese unabhängig vom Tätigkeitsort zu bearbeiten. Damit konnten wir unsere Produktivität um etwa 20% steigern und für uns direkt einen wesentlichen Return on Investment (ROI) realisieren.«
Kai Lauterjung
CEO, TK ENERGY
Diese Ergebnisse zeigen deutlich, dass die Implementierung von proCONTRACTS und Microsoft Dynamics 365 nicht nur zu einer unmittelbaren Verbesserung der Effizienz geführt hat, sondern auch langfristig positive Auswirkungen auf das Unternehmen und das weitere Wachstum und den Geschäftsausbau hat.
Ein zentrales Ziel der Implementierung war die Optimierung des Außendienst-Managements. Mit proCONTRACTS, einem leistungsfähigen Contract-Lifecycle-Management (CLM)-System, wurde eine maßgeschneiderte Canvas App eingeführt, die Außendienstmitarbeitenden ermöglicht, mobil Daten und Informationen direkt zu erfassen. Der wesentliche Vorteil: Die Mitarbeitenden arbeiten nicht direkt im Vertrag, sondern auf der Entität „Projekt“. Dabei bildet proCONTRACTS weiterhin das Fundament, während die miteinander vernetzten Prozesse und Entitäten sicherstellen, dass der vertraglich festgelegte Erfüllungsgrad im Hintergrund automatisch ermittelt und überprüft wird. So lässt sich der Projektfortschritt präzise nachverfolgen, offene Aufgaben identifizieren und die Vertragserfüllung in Echtzeit überwachen.
Diese nahtlose Integration von Vertragsmanagement und Projektsteuerung ist eine der Alleinstellungsmerkmale von proCONTRACTS. TK Energy nutzt das System, um zunächst belastbare Angebote zu erstellen, die später als Abrechnungsgrundlage für die vertraglich vereinbarten Leistungen dienen. Über 90 % der Tätigkeiten finden dabei auf der Entität PROJEKT statt, was verdeutlicht, dass es sich bei proCONTRACTS nicht um ein klassisches Vertragsmanagement im herkömmlichen Sinne handelt, sondern um eine intelligente Plattform, die Verträge nahtlos in den gesamten Geschäftsprozess integriert.
Die fortlaufende Digitalisierung und die Integration neuer Prozesse in das System werden das Unternehmen dabei unterstützen, weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben und den steigenden Anforderungen der Branche gerecht zu werden.
Die Case Study zeigt eindrucksvoll, wie ein kleines Unternehmen der erneuerbaren Energien durch die Implementierung einer zentralisierten Vertragsmanagement-Lösung in Kombination mit einem CRM-System signifikante Effizienzgewinne und Prozessoptimierungen erzielen konnte. Die Zusammenarbeit mit CRMFIRST erwies sich als äußerst erfolgreich, was durch die schnelle Anpassungsfähigkeit und die hohe Flexibilität des Anbietenden ermöglicht wurde. Der durchgängige, automatisierte Vertragsprozess umfasst sämtliche Schritte – von der Angebotserstellung über die Vertragsunterzeichnung bis hin zur finalen Verrechnung des Projekts. Innerhalb von nur 40 Tagen wurde eine umfassende Komplettlösung realisiert, die Projektmanagement, Kundenstammdaten, Vertragsverwaltung und eine mobile Canvas-App umfasst. Die erzielten Ergebnisse, wie die Reduzierung der Fehlerquote, die Steigerung der Kapazität und die Verbesserung der Zeiteffizienz, unterstreichen die Bedeutung einer gut durchdachten und zielgerichteten Digitalisierung. Für das Unternehmen bedeutet dies nicht nur eine unmittelbare Verbesserung der Arbeitsabläufe, sondern auch eine langfristige Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit und eine nachhaltige Sicherung des Wachstums. Durch die fortlaufende Digitalisierung und die Integration weiterer Prozesse in das System ist das Unternehmen gut gerüstet, um den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen und weiterhin erfolgreich in der Branche der erneuerbaren Energien zu agieren.
»Mit proCONTRACTS konnten wir in einer ersten Phase unsere bestehenden Geschäftsabläufe digitalisieren und eine Optimierung der Projektabläufe erfolgreich
umsetzen. Dies sind wesentliche Grundlagen für unseren weiteren Wachstumskurs. Für die Zukunft werden wir auch weitere Funktionalitäten wie zum Beispiel den Einsatz von KI mit proCONTRACTS AI prüfen und sehen hier bereits weitere Potentiale zur Optimierung unserer Geschäftsabläufe.«
Kai Lauterjung
CEO, TK ENERGY
