Unternehmen investieren viel Zeit und Ressourcen in die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Kundendaten werden im CRM gepflegt, Workflows automatisiert und Informationen zentral für Mitarbeitende verfügbar gemacht. Wer bereits Microsoft Dynamics 365 nutzt, hat damit eine leistungsfähige Grundlage geschaffen, um zentrale Unternehmensprozesse digital abzubilden. Beim Vertragsmanagement sieht die Realität jedoch häufig anders aus. Verträge befinden sich in Dateiablagen oder lokalen Ordnern, wichtige Informationen werden zusätzlich in Excel gepflegt, Freigaben erfolgen per E-Mail und Fristen werden in persönlichen Kalendern überwacht. Die Folge: Obwohl viele Unternehmensprozesse bereits digitalisiert sind, entsteht beim Vertragsmanagement Medien- und Systembrüche, die eine zeitaufwendige manuelle Bearbeitung nach sich ziehen und die oftmals dazu führen, dass Fristen und Termine verpasst werden.
Dabei lässt sich modernes Contract Lifecycle Management direkt mit der bestehenden Microsoft-Umgebung verbinden. Mit einer in Microsoft Dynamics 365 integrierten Vertragsmanagement-Lösung können Unternehmen Verträge zentral verwalten, Prozesse automatisieren und vertragsrelevante Informationen in einer 360-Grad-Sicht dort bereitstellen, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten.
Für Unternehmen, die bereits auf Microsoft-Technologien setzen, kann dies ein entscheidender Schritt sein: weg von isolierten Vertragsablagen und manuellen Prozessen, hin zu einem durchgängigen digitalen Vertragsmanagement.
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Verträge stehen selten isoliert für sich. Ein Kundenvertrag gehört zu einem Kunden, ein Liefervertrag zu einem Lieferanten und ein Servicevertrag zu einer konkreten Geschäftsbeziehung. Gleichzeitig hängen an einem Vertrag zahlreiche weitere Informationen: Ansprechpartner, Leistungen, Konditionen, Fristen, Verantwortlichkeiten, Genehmigungen, Verpflichtungen, Dokumente und Vertragsänderungen. Werden diese Informationen in unterschiedlichen Systemen verwaltet, entsteht zusätzlicher Aufwand. Mitarbeitende müssen zwischen Anwendungen wechseln, Daten mehrfach pflegen oder Informationen aus verschiedenen Quellen zusammentragen.
Gerade für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 bereits als zentrale Plattform für ihre Geschäftsprozesse einsetzen, liegt deshalb ein integriertes Vertragsmanagement nahe. Statt Vertragsdaten in einer separaten Insellösung zu verwalten, wird das Vertragsmanagement in die bestehende Dynamics 365-Umgebung eingebunden. Vertragsinformationen können dadurch mit den relevanten Geschäftsprozessen und Datensätzen verbunden werden, Redundanz und Datensilos werden vermieden.
Das Ziel lautet: Verträge dort verwalten, wo auch die dazugehörigen Unternehmensinformationen verfügbar sind.
Damit wird Vertragsmanagement nicht zu einem zusätzlichen isolierten Prozess, sondern zu einem Bestandteil der bestehenden digitalen Unternehmenslandschaft.
In vielen Unternehmen ist nicht das Fehlen von Vertragsinformationen das eigentliche Problem. Die Informationen sind vorhanden – allerdings an unterschiedlichen Orten. Der unterschriebene Vertrag befindet sich beispielsweise in einer Dateiablage. Laufzeiten und Kündigungsfristen stehen zusätzlich in einer Excel-Tabelle. Die Kommunikation mit dem Vertragspartner liegt in Outlook. Ein Mitarbeiter pflegt eine Erinnerung im Kalender und die Freigabe des nächsten Vertragsentwurfs erfolgt per E-Mail. Solange nur wenige Verträge verwaltet werden, kann ein solches System funktionieren. Mit steigender Anzahl von Verträgen, beteiligten Mitarbeitenden und Geschäftsbereichen wächst jedoch die Komplexität.
Besonders problematisch wird es, wenn ein Unternehmen seine Kunden-, Lieferanten- und Geschäftsprozesse bereits konsequent in Microsoft Dynamics 365 abbildet, das Vertragsmanagement aber außerhalb dieser Umgebung stattfindet. Dann entsteht genau an einer geschäftskritischen Stelle ein Systembruch.
Integriertes Vertragsmanagement bedeutet mehr, als Vertragsdokumente lediglich mit einem Dynamics-Datensatz zu verknüpfen.
Eine professionelle Contract-Lifecycle-Management-Lösung bildet idealerweise den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags digital ab: von der Vorbereitung und Erstellung über Prüfung und Freigabe bis zur laufenden Verwaltung, Überwachung, Änderung und Beendigung.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: Wo speichern wir unsere Verträge? Sondern:
Wie steuern wir den gesamten Vertragsprozess digital?
Genau hier unterscheidet sich professionelles Contract Lifecycle Management von einer reinen Dokumentenablage.
Sind diese Informationen strukturiert verfügbar, können sie nicht nur gesucht, sondern auch für Workflows, Auswertungen, Benachrichtigungen und Entscheidungen genutzt werden.
Professionelles Vertragsmanagement beginnt nicht erst mit dem unterschriebenen Vertrag. Ein großer Teil des administrativen Aufwands entsteht bereits vorher. Ein neuer Vertrag muss angefordert, erstellt, geprüft, verhandelt und freigegeben werden. Nach der Unterschrift beginnt die eigentliche Vertragsverwaltung: Verpflichtungen müssen eingehalten, Termine überwacht, Änderungen dokumentiert und Verlängerungs- oder Kündigungsentscheidungen rechtzeitig vorbereitet werden. Eine digitale Contract Lifecycle Management-Applikation kann deshalb verschiedene Phasen miteinander verbinden.
Vorvertragliche Phase
Bereits vor Vertragsabschluss können standardisierte Abläufe dafür sorgen, dass erforderliche Informationen vollständig vorliegen und die richtigen Personen eingebunden werden.
Aktive Vertragsphase
Nach Abschluss des Vertrags verschiebt sich der Schwerpunkt von der Erstellung zur Überwachung und Steuerung.
Vertragsende und Verlängerung
Auch das Ende eines Vertrags sollte nicht dem Zufall überlassen werden. Unternehmen müssen rechtzeitig entscheiden können, ob ein Vertrag verlängert, neu verhandelt oder beendet werden soll. Automatisierte Wiedervorlagen und Fristen können dazu beitragen, dass diese Entscheidungen nicht erst getroffen werden, wenn eine Kündigungsfrist bereits abgelaufen ist.
Einer der größten Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements liegt in der Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Ein Vertrag muss beispielsweise nicht mehr manuell per E-Mail von Abteilung zu Abteilung geschickt werden. Stattdessen können definierte Workflows festlegen, wer einen Vertrag prüft, wer ihn freigibt und welche Schritte anschließend ausgelöst werden. Ein typischer Prozess könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:
Vertragsanforderung → Erstellung → fachliche Prüfung → rechtliche Prüfung → Genehmigung → Unterzeichnung → aktive Vertragsverwaltung → Fristenüberwachung → Verlängerung oder Kündigung
Welche Schritte tatsächlich erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Unternehmen, der Vertragsart und den internen Richtlinien ab. Entscheidend ist jedoch, dass der Prozess nachvollziehbar und standardisiert abläuft. Besonders wichtig ist dabei das Fristenmanagement. Kündigungstermine, Verlängerungsfristen oder andere wichtige Vertragsereignisse sollten nicht ausschließlich vom Kalender einzelner Mitarbeitender abhängen. Ein digitales Vertragsmanagement kann relevante Termine strukturiert erfassen und die zuständigen Personen rechtzeitig in den Prozess einbeziehen. Das schafft nicht nur mehr Effizienz. Es reduziert auch die Abhängigkeit von individuellem Wissen einzelner Mitarbeitender.
Ein weiterer Vorteil einer Microsoft-basierten Vertragsmanagement-Architektur ist die Verbindung mit der Microsoft Power Platform. Die Power Platform stellt Werkzeuge bereit, mit denen Unternehmen Daten, Anwendungen und Prozesse miteinander verbinden und an individuelle Anforderungen anpassen können. Für das Vertragsmanagement eröffnet das interessante Möglichkeiten. Vertragsprozesse unterscheiden sich schließlich von Unternehmen zu Unternehmen. Ein Einkauf benötigt andere Abläufe als der Vertrieb, die Rechtsabteilung oder das Immobilienmanagement. Statt für jeden Anwendungsfall vollständig neue Insellösungen aufzubauen, können bestehende Microsoft-Technologien genutzt werden, um Prozesse bedarfsgerecht zu erweitern.
Dadurch kann sich das Vertragsmanagement gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickeln.
Ein unterschätzter Kostenfaktor in Unternehmen ist die mehrfache Pflege derselben Informationen. Der Kundenname steht im CRM. Der Vertrag liegt im Dokumentenordner. Die Laufzeit befindet sich in Excel. Die Kündigungsfrist steht im Outlook-Kalender. Der zuständige Ansprechpartner wird möglicherweise zusätzlich in einer persönlichen Liste geführt. Ändert sich eine Information, muss sie an mehreren Stellen aktualisiert werden. Genau dadurch entstehen Inkonsistenzen. Ein integriertes Vertragsmanagement verfolgt deshalb das Ziel, Informationen möglichst strukturiert und zentral verfügbar zu machen und bestehende Geschäftsdaten sinnvoll zu nutzen. Für Mitarbeitende bedeutet das: weniger Suche, weniger Übertragung von Daten und weniger Wechsel zwischen Anwendungen. Gleichzeitig verbessert sich die Grundlage für Auswertungen.
Aus Vertragsdokumenten wird dadurch eine nutzbare Informationsbasis.
Verträge enthalten häufig sensible Informationen. Dazu gehören Preise, personenbezogene Daten, Geschäftsbedingungen, Haftungsregelungen oder strategische Vereinbarungen. Ein professionelles Vertragsmanagement muss deshalb nicht nur effizient, sondern auch kontrollierbar sein. Dabei spielen Rollen und Berechtigungen eine zentrale Rolle. Nicht jeder Mitarbeiter sollte automatisch Zugriff auf jeden Vertrag erhalten. Gleichzeitig muss nachvollziehbar sein, wer Änderungen vorgenommen oder Entscheidungen getroffen hat.
Integrierte Prozesse können Unternehmen dabei unterstützen, interne Vorgaben konsequenter umzusetzen.
Ein weiterer Vorteil entsteht, wenn sich das Vertragsmanagement in die bereits vorhandene Identitäts- und IT-Infrastruktur integrieren lässt. Dadurch müssen Unternehmen nicht für jede neue Anwendung eine vollständig separate Benutzer- und Berechtigungswelt schaffen.
Besonders interessant ist ein integriertes Vertragsmanagement für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 bereits intensiv einsetzen oder ihre Unternehmensprozesse konsequent auf Microsoft-Technologien ausrichten. Der Nutzen steigt typischerweise, wenn mehrere Abteilungen an Verträgen beteiligt sind, viele Vertragsarten verwaltet werden oder bestehende manuelle Abläufe zunehmend unübersichtlich werden.
In solchen Situationen ist nicht zwangsläufig ein weiteres isoliertes System gefragt. Sinnvoller kann es sein, das bestehende Microsoft-Ökosystem gezielt um professionelles Vertragsmanagement zu erweitern.
proCONTRACTS wurde für Microsoft Dynamics 365 CE entwickelt und verbindet Contract Lifecycle Management mit der bestehenden Microsoft-Umgebung. Die Lösung setzt dabei auf eine native Integration in Dynamics 365. Für Anwender bedeutet dies vor allem, dass Vertragsmanagement nicht als vollständig getrennte Softwarewelt neben dem bestehenden System stehen muss.
proCONTRACTS ergänzt die Microsoft-Dynamics-Umgebung dabei um Funktionen für die Erstellung, Verwaltung und Analyse von Verträgen. Vertragsprozesse können von der Erstellung über Freigaben und Änderungen bis zur Archivierung strukturiert abgebildet werden. Wichtige Termine und Kündigungsfristen lassen sich überwachen, während Änderungen und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Damit entsteht eine Verbindung zwischen zwei Bereichen, die in vielen Unternehmen noch getrennt betrachtet werden:
Geschäftsprozessmanagement und Vertragsmanagement.
Gerade darin liegt der strategische Nutzen. Ein Vertrag ist schließlich kein isoliertes PDF, sondern Bestandteil einer Kunden-, Lieferanten-, Partner- oder Geschäftsbeziehung.
Digitalisierung bedeutet nicht, für jeden Prozess eine neue Anwendung einzuführen. Oft liegt der größere Hebel darin, bestehende Systeme besser miteinander zu verbinden. Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 bereits nutzen, verfügen über eine starke Grundlage für digitale Geschäftsprozesse. Wird das Vertragsmanagement in diese Umgebung integriert, können Informationen, Verantwortlichkeiten und Workflows enger miteinander verbunden werden. Das reduziert Systembrüche und schafft die Voraussetzung für durchgängige Vertragsprozesse.
proCONTRACTS lässt sich Contract Lifecycle Management direkt in die bestehende Microsoft-Dynamics-Umgebung integrieren. Unternehmen müssen Vertragsmanagement damit nicht als weitere isolierte Software betrachten, sondern können es als Bestandteil ihrer bestehenden digitalen Prozesslandschaft etablieren.
