Seit mehr als zehn Jahren entwickeln wir Lösungen für das Vertragsmanagement, die sich konsequent am Arbeitsalltag unserer Kunden orientieren. Unser Anspruch ist es, Kunden nicht nur zufriedenzustellen, sondern zu begeistern. Jede Weiterentwicklung von proCONTRACTS beginnt mit einer einfachen Frage: Was macht den Arbeitsalltag unserer Kunden leichter? Unser Ziel ist nicht mehr Komplexität, sondern mehr Nutzen: klare Prozesse, intuitive Bedienung und Funktionen, die spürbar Zeit und Kosten sparen.
Mit proCONTRACTS Version 11 gehen wir diesen Weg konsequent weiter. Die neue Version bringt zahlreiche Verbesserungen mit sich. Viele Neuerungen basieren direkt auf den Wünschen der Anwender und helfen dabei, das Vertragsmanagement noch effizienter, transparenter und einfacher zu machen.
Komplexe Vertragsbeziehungen werden schnell unübersichtlich, besonders wenn Rahmenverträge, Einzelverträge, Nachträge oder weitere abhängige Unterverträge miteinander verbunden sind. Die visuelle Vertragshierarchie schafft hier Klarheit. Anwender sehen sofort, welche Verträge miteinander verknüpft sind, welche Abhängigkeiten bestehen und wie sich ein Vertrag in den Gesamtkontext einordnet.
Das erleichtert die Orientierung, reduziert Suchaufwand und unterstützt fundierte Entscheidungen im Vertragsmanagement. Parent-Child-Strukturen werden übersichtlich dargestellt und können bei Bedarf ein- oder ausgeklappt werden. So lässt sich schnell erkennen, wo ein einzelner Vertrag innerhalb der gesamten Vertragsstruktur steht.
Nutzen: Transparente Darstellung komplexer Vertragsbeziehungen und schnelle Orientierung im Gesamtkontext
Jeder arbeitet anders. Deshalb lassen sich Erinnerungen jetzt besser an den persönlichen Arbeitsstil anpassen. Wer frühzeitig planen möchte, erhält rechtzeitig eine E-Mail. Wer lieber im Dashboard arbeitet, behält dort weiterhin den Überblick. Oder beides. Das reduziert das Risiko verpasster Fristen und schafft mehr Sicherheit im Vertragsalltag.
Benutzer können selbst festlegen, ob und wie früh sie per E-Mail über auslaufende Verträge oder automatische Erneuerungen informiert werden möchten: 1 Monat, 2 Monate, 3 Monate oder 6 Monate vorher. Die Hinweise im Dashboard bleiben weiterhin bestehen. Die neue Funktion ergänzt zusätzlich die persönliche Fristenkontrolle.
Nutzen: Mehr Kontrolle über Fristen ohne zusätzliche Komplexität
Benachrichtigungen in Freigabe- und Unterschriftsprozessen lassen sich jetzt noch gezielter konfigurieren. Je nach Prozess können unterschiedliche Empfänger, Vorlagen und Nachrichtenarten definiert werden.
Denn Freigabeprozesse sind oft komplex: Unterschiedliche Personen benötigen unterschiedliche Informationen. proCONTRACTS 11 macht diese Kommunikation flexibler und transparenter. Teams können entscheiden, ob Empfänger eine gemeinsame Nachricht erhalten oder individuell informiert werden. So werden Prozesse nachvollziehbarer, persönlicher und besser steuerbar.
Nutzen: Weniger Rückfragen, klarere Kommunikation und bessere Prozesskontrolle
Freigabeprozesse werden nachvollziehbarer. Beteiligte können sehen, wer bereits zugestimmt hat, wo es Kommentare oder Auflagen gibt und an welcher Stelle der Prozess steht. Das reduziert Abstimmungsaufwand und hilft, Engpässe früher zu erkennen. Dieses Feature haben wir erweitert: Benachrichtigungen können jetzt nicht nur am Ende eines Prozesses, sondern auch für jeden einzelnen Freigabeschritt ausgelöst werden. Ein genauer Absender kann festgelegt, das passende Template ausgewählt und die relevanten Adressaten bestimmt werden. Dadurch lassen sich im Freigabeprozess im Falle eines Erfolgs oder eines Fehlers Informationen präziser abstimmen.
Nutzen: Freigabeprozesse werden transparenter, nachvollziehbarer und besser steuerbar.
Viele Unternehmen arbeiten mit individuellen Fristen, Stichtagen oder internen Meilensteinen. Wenn diese Datumsfelder im Freigabeprozess genutzt werden können, passen sich die Workflows besser an die tatsächlichen Geschäftsprozesse an.
proCONTRACTS 11 unterstützt deshalb benutzerdefinierte Datumsfelder in Genehmigungsprozessen. Unternehmen können dadurch eigene relevante Datumsinformationen in Freigaben einbeziehen.
Nutzen: Mehr Flexibilität für individuelle Vertragsprozesse
Nicht jede Freigabe ist gleich. Mit individuellen Nachrichtentexten können Unternehmen genauer erklären, worum es geht, was zu tun ist und worauf besonders geachtet werden soll. Das verbessert die Verständlichkeit und sorgt für reibungslosere Abläufe.
In Freigabeprozessen können benutzerdefinierte Nachrichteninhalte für einzelne Schritte hinterlegt werden. Dadurch lassen sich Informationen präziser auf den jeweiligen Prozessschritt abstimmen.
Nutzen: Mehr Relevanz in jeder Nachricht
Freigabeanfragen können nur auf Basis ausreichender Informationen entschieden werden. Wenn der Vertrag oder wichtige Anlagen direkt in der Anfrage enthalten sind, können Verantwortliche schneller prüfen und entscheiden. Das beschleunigt die Abläufe und erleichtert die Nachverfolgung, auch außerhalb der Anwendung.
Deshalb können bei Anfragen relevante Dokumente jetzt direkt mitgeschickt werden. So haben Entscheider die benötigten Vertragsunterlagen unmittelbar zur Hand und müssen nicht separat danach suchen. Wichtige Entscheidungen können sofort getroffen werden. Ein genauer Absender kann festgelegt, das passende Template ausgewählt und die relevanten Adressaten bestimmt werden. Dadurch lassen sich im Freigabeprozess im Falle eines Erfolgs oder eines Fehlers Informationen präziser abstimmen.
Nutzen: Mehr Kontext in der Anfrage und schnellere Entscheidungen im Prozess
Die neue Canvas-App bietet eine moderne Umgebung, um Standardverträge direkt auf mobilen Geräten zu unterzeichnen. Sie eignet sich besonders für einfache, schnelle und standardisierte Unterzeichnungsszenarien.
Die Vertragsunterzeichnung wird mobiler und unmittelbarer. Ob vor Ort, im Gespräch oder unterwegs: Standardverträge können direkt auf Tablet oder Smartphone abgeschlossen werden. Das verkürzt Wege und macht den Prozess für Anwender und Vertragspartner einfacher.
Nutzen: Schnellerer Prozess ohne Medienbruch
Wenn viele gleichartige Verträge erstellt werden müssen, spart die Massenvertragserstellung enorm viel Zeit. Statt Verträge einzeln vorzubereiten, werden die Vertragspartner ausgewählt und die Verträge automatisiert erzeugt. Das eignet sich zum Beispiel für standardisierte Vereinbarungen, neue Vertragsbedingungen oder wiederkehrende Dokumente für viele Kunden.
Mit der neuen App zur Erstellung von Massenverträgen können standardisierte Verträge für viele Kunden gleichzeitig erzeugt werden. Voraussetzung ist ein gemeinsamer Vertragstyp, der für die Vollautomation geeignet ist und alle notwendigen Variablen enthält. So kann ohne zusätzlichen Aufwand ein standardisierter Vertrag in großer Anzahl erzeugt werden.
Nutzen: Maximale Effizienz bei standardisierten Vertragsprozessen
Für Anfragen kann festgelegt werden, ob E-Mails unter anderem vom System, vom zuständigen Mitarbeiter oder vom Besitzer gesendet werden. Nachrichten können dadurch im Namen der passenden Person erscheinen.
Ein passender Absender erhöht die Verständlichkeit und Akzeptanz von Prozess-E-Mails. Empfänger erkennen schneller, wer fachlich verantwortlich ist, und können Anfragen besser einordnen. Das macht die Kommunikation persönlicher und reduziert Unsicherheit.
Nutzen: Mehr Vertrauen in automatisierte Kommunikation
Mit der umgebungsübergreifenden Verteilung von Vertragstypen lassen sich komplex konfigurierte Vertragstypen aus einer Umgebung klonen und in eine andere Umgebung übertragen, zum Beispiel von Entwicklung nach Test, Staging oder Produktion. Das manuelle Neuanlegen entfällt.
Was bisher teils tagelange Arbeit verursachte, wird deutlich einfacher. Administratoren sparen Zeit, reduzieren Fehlerquellen und können neue oder angepasste Vertragstypen schneller bereitstellen. Gerade bei komplexen Vertragstypen lässt sich so ein Großteil des bisherigen Konfigurationsaufwands einsparen.
Nutzen: Ideal für Teams, die sauber testen, sicher ausrollen und Konfigurationen effizient verwalten wollen sowie bis zu 90 % manuelle Arbeit sparen möchten.
Das Agreement-Portal unterstützt jetzt sechs Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Japanisch. Kunden können Verträge dadurch in einer vertrauten Sprachumgebung unterzeichnen. Internationale Vertragsprozesse werden nutzerfreundlicher. Wenn Vertragspartner in ihrer bevorzugten Sprache durch den Unterzeichnungsprozess geführt werden, sinken Verständnisprobleme und die Bedienung wird einfacher. Das verbessert die Erfahrung für Kunden, Partner und internationale Teams.
Nutzen: Bessere Integration für internationale Vertragspartner
proCONTRACTS 11 ermöglicht eine vollautomatische Vertragsdigitalisierung als durchgängigen Vorgang, ohne dass ein Vertrag zuvor angelegt werden muss. Dazu gehören Datenextraktion, Verpflichtungsextraktion, Klausel-Extraktion und Compliance-Prüfung.
Verträge enthalten viele wichtige Informationen, die oft mühsam manuell erfasst werden müssen. Die KI-gestützte Digitalisierung hilft dabei, relevante Daten, Pflichten, Klauseln und Compliance-Aspekte automatisch zu erkennen. So werden Verträge schneller nutzbar, besser auswertbar und einfacher in bestehende Prozesse integrierbar.
Nutzen: Weniger manuelle Arbeit und mehr verwertbare Vertragsdaten
proCONTRACTS 11 steht für Vertragsmanagement, das sich an echten Anforderungen orientiert. Die neuen Funktionen helfen Unternehmen dabei, Prozesse zu beschleunigen, Fristen sicherer zu steuern, Kommunikation gezielter einzusetzen und Vertragsinformationen besser nutzbar zu machen. Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, mehr Transparenz und ein Vertragsmanagement, das im Alltag entlastet statt belastet.
